Форматирование ячеек. Основы условного форматирования в Excel

ВЫДЕЛЕНИЕ СТРОК

ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК С ЧИСЛАМИ

ПРИОРИТЕТ ПРАВИЛ

Для проверки примененных к диапазону правил используйте Диспетчер правил условного форматирования (Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Управление правилами ).

Когда к одной ячейке применяются два или более правил Условного форматирования , приоритет обработки определяется порядком их перечисления в Диспетчере правил условного форматирования . Правило, расположенное в списке выше, имеет более высокий приоритет, чем правило, расположенное в списке ниже. Новые правила всегда добавляются в начало списка и поэтому обладают более высоким приоритетом, однако порядок правил можно изменить в диалоговом окне при помощи кнопок со стрелками Вверх и Вниз .

Например, в ячейке находится число 9 и к ней применено два правила Значение ячейки >6 (задан формат: красный фон) и Значение ячейки >7 (задан формат: зеленый фон), см. рисунок выше. Т.к. правило Значение ячейки >6 (задан формат: красный фон) располагается выше, то оно имеет более высокий приоритет, и поэтому ячейка со значением 9 будет иметь красный фон. На Флажок Остановить, если истина можно не обращать внимание, он устанавливается для обеспечения обратной совместимости с предыдущими версиями EXCEL, не поддерживающими одновременное применение нескольких правил условного форматирования. Хотя его можно использовать для отмены одного или нескольких правил при одновременном использовании нескольких правил, установленных для диапазона (когда между правилами нет конфликта). Подробнее можно .

Если к диапазону ячеек применимо правило форматирования, то оно обладает приоритетом над форматированием вручную. Форматирование вручную можно выполнить при помощи команды Формат из группы Ячейки на вкладке Главная . При удалении правила условного форматирования форматирование вручную остается.

УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ и ФОРМАТ ЯЧЕЕК

Условное форматирование не изменяет примененный к данной ячейке Формат (вкладка Главная группа Шрифт, или нажать CTRL+SHIFT+F ). Например, если в Формате ячейки установлена красная заливка ячейки, и сработало правило Условного форматирования, согласно которого заливкая этой ячейки должна быть желтой, то заливка Условного форматирования "победит" - ячейка будет выделены желтым. Хотя заливка Условного форматирования наносится поверх заливки Формата ячейки, она не изменяет (не отменяет ее), а ее просто не видно.

ОТЛАДКА ПРАВИЛ УСЛОВНОГО ФОРМАТИРОВАНИЯ

Чтобы проверить правильно ли выполняется правила Условного форматирования, скопируйте формулу из правила в любую пустую ячейку (например, в ячейку справа от ячейки с Условным форматированием). Если формула вернет ИСТИНА, то правило сработало, если ЛОЖЬ, то условие не выполнено и форматирование ячейки не должно быть изменено.

Вернемся к задаче 3 (см. выше раздел об относительных ссылках). В строке 4 напишем формулу из правила условного форматирования =A1

В тех столбцах, где результат формулы равен ИСТИНА, условное форматирование будет применено, а где ЛОЖЬ - нет.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ В ПРАВИЛАХ ССЫЛОК НА ДРУГИЕ ЛИСТЫ

До MS Excel 2010 для правил Условного форматирования нельзя было напрямую использовать ссылки на другие листы или книги. Обойти это ограничение можно было с помощью использования . Если в Условном форматирования нужно сделать, например, ссылку на ячейку А2 другого листа, то нужно сначала определить имя для этой ячейки, а затем сослаться на это имя в правиле Условного форматирования . Как это реализовано См. файл примера на листе Ссылка с другого листа .

ПОИСК ЯЧЕЕК С УСЛОВНЫМ ФОРМАТИРОВАНИЕМ

• на вкладке Главная в группе Редактирование щелкните стрелку рядом с командой Найти и выделить ,
• выберите в списке пункт Условное форматирование .

Будут выделены все ячейки для которых заданы правила Условного форматирования.

ДРУГИЕ ПРЕДОПРЕДЕЛЕННЫЕ ПРАВИЛА

В меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила выделения ячеек разработчиками EXCEL созданы разнообразные правила форматирования.

Чтобы заново не изобретать велосипед, посмотрим на некоторые их них внимательнее.

• Текст содержит… Приведем пример. Пусть в ячейке имеется слово Дрель Текст содержит …Если в качестве критерия запишем ре (выделить слова, в которых содержится слог ре ), то слово Дрель будет выделено.

Теперь посмотрим на только что созданное правило через меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Управление правилами...

Как видно из рисунка выше, Условное форматирование можно настроить выделять не только ячейки, содержащие определенный текст, но и не содержащие , начинающиеся с и заканчивающиеся на определенный текст. Кроме того, в случае условий содержит и не содержит возможно применение .

Пусть снова в ячейке имеется слово Дрель . Выделим ячейку и применим правило Текст содержит … Если в качестве критерия запишем р?, то слово Дрель будет выделено. Критерий означает: выделить слова, в которых содержатся слога ре, ра, ре и т.д. Надо понимать, что также будут выделены слова с фразами р2, рм, рQ , т.к. знак? означает любой символ. Если в качестве критерия запишем ?????? (выделить слова, в которых не менее 6 букв), то, соответственно, слово Дрель не будет выделено. Можно, конечно подобного результата добиться с помощью формул с функциями ПСТР() , ЛЕВСИМВ() , ДЛСТР() , но этот подход, согласитесь, быстрее.

• Повторяющиеся значения… Это правило позволяет быстро настроить Условное форматирование для отображения и повторяющихся значений. Под уникальным значением Условное форматирование подразумевает неповторяющееся значение, т.е. значение которое встречается единственный раз в диапазоне, к которому применено правило. Чтобы выделить уникальные значения (т.е. все значения без их повторов), то см. .
• Дата… На рисунке ниже приведены критерии отбора этого правила. Для того, чтобы добиться такого же результата с помощью формул потребуется гораздо больше времени.

• Значение ячейки. Это правило доступно через меню . В появившемся окне выбрать пункт форматировать ячейки, которые содержат. Выбор опций позволит выполнить большинство задач, связанных с выделением числовых значений.

Советую также обратить внимание на следующие правила из меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила отбора первых и последних значений.

• Последние 10 элементов .

Задача4 . Пусть имеется 21 значение, для удобства . Применим правило Последние 10 элементов и установим, чтобы было выделено 3 значения (элемента). См. файл примера , лист Задача4 .

Слова "Последние 3 значения" означают 3 наименьших значения. Если в списке есть повторы, то будут выделены все соответствующие повторы. Например, в нашем случае 3-м наименьшим является третье сверху значение 10. Т.к. в списке есть еще повторы 10 (их всего 6), то будут выделены и они.

Соответственно, правила, примененные к нашему списку: "Последнее 1 значение", "Последние 2 значения", ... "Последние 6 значений" будут приводить к одинаковому результату - выделению 6 значений равных 10.

Применение правила "Последние 7 значений" приведет к выделению дополнительно всех значений равных 11, .т.к. 7-м минимальным значением является первое сверху значение 11.

Аналогично можно создать правило для выделения нужно количества наибольших значений, применив правило Первые 10 элементов .

• Последние 10%

Рассмотрим другое родственное правило Последние 10% .

Обратите внимание, что на картинке выше не установлена галочка "% от выделенного диапазона". Эта галочка устанавливается либо в ручную или при применении правила Последние 10% .

В этом правиле задается процент наименьших значений от общего количества значений в списке. Например, задав 20% последних, будет выделено 20% наименьших значений.

Попробуем задать 20% последних в нашем списке из 21 значения: будет выделено шесть значений 10 (См. файл примера , лист Задача4) . 10 - минимальное значение в списке, поэтому в любом случае будут выделены все его повторы.

Задавая проценты от 1 до 33% получим, что выделение не изменится. Почему? Задав, например, 33%, получим, что необходимо выделить 6,93 значения. Т.к. можно выделить только целое количество значений, Условное форматирование округляет до целого, отбрасывая дробную часть. А вот при 34% уже нужно выделить 7,14 значений, т.е. 7, а с учетом повторов следующего за 10-ю значения 11, будет выделено 6+3=9 значений.

ПРАВИЛА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ФОРМУЛ

Создание правил форматирования на основе формул ограничено только фантазией пользователя. Здесь рассмотрим только один пример, остальные примеры использования Условного форматирования можно найти в этих статьях: ; ; ; .

Предположим, что необходимо выделять ячейки, содержащие ошибочные значения:

• Выделите ячейки, к которым нужно применить Условное форматирование (пусть это ячейка А1 ).
• Вызовите инструмент Условное форматирование (Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило )
• Выберите Использовать формулу для определения форматируемых ячеек

• В поле «Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной » введите =ЕОШ(A1) – если хотим, чтобы выделялись ячейки, содержащие ошибочные значения, т.е. будут выделены #ЗНАЧ!, #ССЫЛКА!, #ДЕЛ/0!, #ЧИСЛО!, #ИМЯ? или #ПУСТО! (кроме #Н/Д)
• Выберите требуемый формат, например, красный цвет заливки.

Того же результата можно добиться по другому:

• Вызовите инструмент Условное форматирование (Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило )
• Выделите пункт Форматировать только ячейки, которые содержат ;
• В разделе Форматировать только ячейки, для которых выполняется следующее условие: в самом левом выпадающем списке выбрать Ошибки.

Комментарии

Татьяна (не проверено)

Татьяна (не проверено)

Creator

Опять я. (не проверено)

Creator

Татьяна (не проверено)

Creator

Александр 555 (не проверено)

Creator

Не форматированные электронные таблицы могут быть тяжело читаемыми. Форматированный текст и ячейки могут привлечь внимание к определенным частям электронной таблицы, сделав их визуально более заметными и более легкими для понимания.

В Excel существует много инструментов для форматирования текста и ячейки. В этом уроке вы узнаете, как изменить цвет и стиль текста и ячеек, выровнять текст и задать особенный формат для чисел и дат.

Форматирование текста

Многие команды для форматирования текста можно найти в группах Шрифт, Выравнивание, Число, которые находятся на ленте. Команды группы Шрифт позволяют вам менять стиль, размер и цвет текста. Вы также можете использовать их для добавления границ и заполнения ячеек цветом. Команды группы Выравнивание позволяют задать отображение текста в ячейке как по вертикали, так и по горизонтали. Команды группы Число позволяют менять способ отображения чисел и дат.

Чтобы изменить шрифт:

1. Выделите нужные ячейки.
2. Кликните по стрелке выпадающего меню команды шрифт на вкладке Главная. Появится выпадающее меню.
3. Наводите курсор мыши на разные шрифты. В выделенных ячейках будет интерактивно меняться шрифт текста.
4. Выберите нужный шрифт.

Чтобы изменить размер шрифта:

1. Выделите нужные ячейки.
2. Кликните по стрелке выпадающего меню команды размер шрифта на вкладке Главная. Появится выпадающее меню.
3. Наводите курсор мыши на разные размеры шрифта. В выделенных ячейках будет интерактивно меняться размером шрифта.
4. Выберите нужный размер шрифта.

Также вы можете использовать команды Увеличить размер и Уменьшить размер для изменения размера шрифта.

Чтобы использовать команды жирный шрифт, курсив, подчеркивание:

1. Выделите нужные ячейки.
2. Кликните по команде жирный (Ж), курсив (К) или подчеркнутый (Ч) в группе шрифт на вкладке Главная.

Чтобы добавить границы:

1. Выделите нужные ячейки.
2. Кликните по стрелке выпадающего меню команды границы на вкладке главная. Появится выпадающее меню.
3. Выберите нужный стиль границ.

Вы можете рисовать границы и менять стили и цвета линий с помощью инструментов рисования границ в нижней части выпадающего меню.

Чтобы изменить цвет шрифта:

1. Выделите нужные ячейки.
2. Кликните на стрелке выпадающего меню рядом с командой Цвет текста на вкладке Главная. Появится меню Цвет текста.
3. Наводите курсор мыши на разные цвета. На листе будет интерактивно меняться цвет текста выделенных ячеек.
4. Выберите нужный цвет.

Выбор цветов не ограничивается выпадающим меню. Выберите Другие цвета внизу списка, чтобы получить доступ к расширенному выбору Цвета.

Чтобы добавить цвет заливки:

1. Выделите нужные ячейки.
2. Кликните на стрелке выпадающего меню рядом с командой Цвет заливки на вкладке Главная. Появится меню Цвет.
3. Наводите курсор мыши на разные цвета. На листе будет интерактивно меняться цвет заливки выделенных ячеек.
4. Выберите нужный цвет.

Чтобы изменить выравнивание текста по горизонтали:

1. Выделите нужные ячейки.
2. Выберите одну из опций выравнивания по горизонтали на вкладке Главная.

• Выровнять текст по левому краю: Выравнивает текст по левому краю ячейки.
• Выровнять по центру: Выравнивает текст по центру ячейки.
• Выровнять текст по правому краю: Выравнивает текст по правому краю ячейки.

Чтобы изменить выравнивание текста по вертикали:

1. Выделите нужные ячейки.
2. Выберите одну из опций выравнивания по вертикали на вкладке Главная.

• По верхнему краю: Выравнивает текст по верхнему краю ячейки.
• Выровнять по середине: Выравнивает текст по центру ячейки между верхним и нижним краем.
• По нижнему краю: Выравнивает текст по нижнему краю ячейки.

По умолчанию, числа выравниваются по правому и нижнему краям ячейки, а слова и буквы – по левому и нижнему.

Форматирование чисел и дат

Одна из самых полезных функций Excel – это возможность форматировать числа и даты разными способами. Например, вам может понадобиться отобразить числа с десятичным разделителем, символом валюты или процента и т.д.

Чтобы задать формат чисел и дат:

Числовые Форматы

1. Общий – это формат любой ячейки по умолчанию. Когда вы вводите в ячейку число, Excel предложит наиболее подходящий по его мнению формат числа. Например, если вы введете «1-5», то в ячейке отобразится число в формате Краткий формат даты, «1/5/2010».
2. Числовой форматирует числа в вид с десятичными разрядами. Например, если вы введете в ячейку «4», то в ячейке отобразится число «4.00».
3. Денежный форматирует числа в вид с отображением символа валюты . Например, если вы введете в ячейку «4», то в ячейке число отобразится в виде «».
4. Финансовый форматирует числа в вид сходный с Денежным форматом, но дополнительно выравнивает символы валют и десятичные разряды в столбцах. Этот формат сделает легче чтение длинных финансовых списков.
5. Краткий формат даты форматирует числа в вид M/Д/ГГГГ. Например, запись Август 8, 2010 будет представлена как «8/8/2010».
6. Длинный формат даты форматирует числа в вид День недели, Месяц ДД, ГГГГ. Например, «Понедельник, Август 01, 2010».
7. Время форматирует числа в вид ЧЧ/MM/СС и подпись AM или PM. Например, «10:25:00 AM».
8. Процентный форматирует числа в вид с десятичными разрядами и знаком процента. Например, если вы введете в ячейку «0.75», то в ней отобразится «75.00%».
9. Дробный форматирует числа в вид дробей с косой чертой. Например, если введете в ячейку «1/4», то в ячейке отобразится «1/4». Если вы введете в ячейку с форматом Общий «1/4», то в ячейке отобразится «4-Jan».
10. Экспоненциальный форматирует числа в экспоненциальную запись. Например, если введете в ячейку «140000», то в ячейке отобразится «1.40E+05». Заметим: по умолчанию Excel будет использовать экспоненциальный формат для ячейки, если в нее записано очень большое целое число. Если вы не хотите такого формата, то используйте Числовой формат.
11. Текстовый форматирует числа как текст, то есть в ячейке все будет отображено именно так, как вы это ввели. Excel по умолчанию использует этот формат для ячеек, содержащих и числа и текст.
12. Вы с легкостью можете настроить любой формат с помощью пункта Другие числовые форматы. Например, вы можете изменить знак доллара США на символ другой валюты, указать отображение запятых в числах, изменить количество отображаемых десятичных разрядов и т.д.

Урок 8. Форматирование ячейки

Можно изменить формат ячейки, запомнить его и применить к другой таблице. Сначала рассмотрим возможности по форматированию ячейки. Для этого выделим несколько ячеек, затем щелкнем по ним правой кнопкой и вызовем режим Формат ячеек .

Как видно окно содержит несколько вкладок. Вкладка Число позволяет указать формат данных, находящихся в ячейке. Обычно он редко меняется. Как правило, при вводе данных в ячейку, программа сама определяет формат. В поле Числовые форматы его можно посмотреть.

Вкладка Выравнивание позволяет установить: где будет находиться текст в ячейке. Предположим мы набрали текст в ячейку.

Как видно из рисунка, текст примыкает к левой границе ячейки. Для того чтобы поставить его по центру, нужно установить параметрпо центру в поле по горизонтали .

Интересен режим Ориентация , он позволяет напечатать текст не по горизонтали, а в другом направлении. Предположим, нужно изменить направление к горизонтальной оси на 45 градусов. Для этого установим стрелку в поле Ориентация , как показано на рис. ниже.

Как видно из рисунка направление текста изменилось только в той ячейке, к которой применен режим. Кроме того, размер строки изменился и стал больше. В правой ячейке находится текст, и он находится у нижней границе. Чтобы установить его в другом месте, выделим вторую ячейку и воспользуемся режимом Формат ячеек , вкладкой Выравнивание . Там в поле по вертикали установим значение –по верхнему краю .

И текст передвинется выше.

Интересен режим автоподбор ширины, который позволяет программе автоматически увеличивать размер ячейке (по горизонтали и вертикали), если значение выходит за рамки имеющихся. Например, увеличим размер шрифта до 24 в созданной на прошлых уроках таблицы при работающем параметре автоподбора.

Видно, что размер по вертикали (строк) изменился в сторону увеличения. Так строчки под таблицей имеют меньший размер, чем там, где имеется таблица. Отметим, что вид шрифта в заголовке разный, так как он увеличен по размеру (ширине) ячейки.

На вкладке Шрифт имеется возможность установить вид шрифта, его начертание, размер, цвет, установить его как зачеркнутый, надстрочный, подстрочный.

Установим в показанном выше примере в заголовке шрифт одного стиля (Arial ), установим его полужирным, сделаем подчеркивание и выберем синий цвет. Для этого выделим ячейки заголовка и установим параметры, как это показано ниже.

В поле Образец можно посмотреть, как будет выглядеть текст.

Теперь снова выделим заголовок таблицы, уберем галочку в параметре автоподбор ширины, получим следующую картинку.

Как видно текст налезает на текст других ячеек. Воспользуемся режимом Формат на вкладке Главная .

В появившемся панно выберем режим Автоподбор ширины текста . Получим:

На вкладке Граница можно установить границы вокруг ячейки. Допустим, у нас имеется несколько ячеек, как показано на рис. ниже.

Выделим их и воспользуемся вкладкой Граница .

Мы выбрали цвет – оранжевый, тип линии – двойной и нажали на кнопкувнешние .

Теперь снова выделим таблицу, и снова воспользуемся вкладкой Граница .

Мы выбрали другой цвет, тип линии и нажали на кнопку внутренние. Можно было не выходить из режима установки границ, установить цвет, тип линии, нажать на кнопкувнешние , затем изменить тип линии, цвет и нажать на кнопкувнутренние .

Вкладка Заливка позволяет установить заливку ячеек. Снова выделим предыдущие ячейки и установим цвет. Можно выбрать цвет и тогда ячейки будут закрашены однородным цветом, но мы выбрали Узор и к нему Цвет узора .

Сохранение стиля ячеек . Предположим, что полученным стилем мы будем пользоваться при создании следующих таблиц. Поэтому выделим снова четыре ячейки и нажмем на кнопку Стили ячеек на вкладке Главная .

Здесь уже имеются стили, установленные в программе, но нам нужно создать свой стиль. Поэтому нажмем на надпись Создать стиль ячеек .

На экране появится окно, в котором имеются элементы, для которых создается свой стиль, назовем его Проба . Поставим галочки во всех переключателях и нажмем на кнопку ОК . Теперь новый стиль запомнится в программе и когда вызовем режим Стили ячеек , то он появится в списке Пользовательские .

Затем, когда нужно использовать новый стиль, выделите ячейки и воспользуйтесь режимом Проба . После этого новая таблица примет новый Ваш стиль.

Иногда требуется выделить цифры в зависимости от определенных условий. Так, если в таблице представлены сравнительные данные по категориям населения, злоупотребляющие определенными продуктами, то лиц, склонных к спиртным напиткам, лучше выделить наклонным шрифтом, вегетарианцев, поедающих пищу с грядок – шрифтом с подчеркиванием, а потребляющих бесконтрольно большое количество еды – жирным шрифтом. Кроме того, использование цветового формата может быть продиктовано некоторыми условиями. Например, если температура в квартире зимой не поднимается выше 0, то количество таких квартир лучше показывать синим цветом, при температуре 0 – 10 градусов – зеленым, при диапазоне 10 – 20 градусов – желтым, а свыше 30 градусов – красным цветом.

Вернемся к созданной ранее таблице. Выделим часть таблицы с численными значениями и воспользуемся режимом на вкладке Главная → Условное форматирование . На экране появится окно режима, вид которого показан на рисунке. В этом окне выберем режим Создать правило .

Появится окно, в котором установим значения для правил.

Поставим задачу иметь цвет фона ячеек в зависимости от их значения. Выберем верхнее правилоФорматировать все ячейки на основании их значений и нажмем на кнопку ОК .

Если изменим цвет на синий, то получим следующую таблицу.

Выберем режим в стиле формата – трехцветная шкала и нажмем на кнопку ОК .

В этих режимах можно изменить среднее значение, введя значение при помощи клавиатуры, но можно и указать ячейку, в которой находится это значение, нажав на кнопку -.

Можно установить значениегистограмма . Тогда указанным цветом будет заполнены ячейки в зависимости от их значения.

Можно установить значки около значений при помощи режима – наборы значков.

Можно выполнить условное форматирование не со всей таблицей, а с ее частью. Имеются и другие режимы. Например, Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Между .

В окне все значения, которые находятся между 25 и 72 будут выделены светло-красной заливкой и темно-красным цветом. Эти значения можно изменить, введя их с клавиатуры.

В списке значений на которые можно поменять формат имеется пользовательский формат, где можно поменять тип шрифта, начертание и пр. Например, можно сделать начертание полужирным.

Отметим, что можно использовать несколько правил для одной таблицы.

Элен Брэдли объясняет некоторые различия в форматировании сводных таблиц в Excel 2010.

С выходом Excel 2007, компания Microsoft добавила некоторые дополнительные возможности условного форматирования, такие как гистограммы и наборы значков, которые позволяют наглядно показать относительные величины в этих ячейках.

Microsoft внесла изменения в порядок применения условного форматирования к сводным таблицам. Теперь у Вас появилось больше возможностей и больше гибкости при использовании условных форматов. В этой статье я покажу Вам, как применять условное форматирование к сводным таблицам и как оседлать всю мощь новых возможностей.

Как работает условное форматирование

В Excel 2007 и 2010, когда условное форматирование применяется к сводной таблице, оно применяется в большей степени к структуре сводной таблицы, а не к самим ячейкам. Поэтому, когда Вы работаете со сводной таблицей, допустим, передвигаете поля с места на место или отображаете данные различными способами, форматирование обновляется вслед за Вашими действиями. Все это, в сочетании с новыми форматами, делает условное форматирование очень удобным инструментом для использования вместе со сводными таблицами.

Как применить условное форматирование к сводной таблице

Мы рассмотрим условное форматирование на примере сводной таблицы, в которой представлен график приема 4-х ветеринаров за год. В таблице отображается число клиентов с разбивкой по кварталам и по месту приема (ферма или хирургия).

Чтобы сделать данные более наглядными, я выбираю значения Farm (Ферма) и Surgery (Хирургия) первого ветеринара с фамилией Browning , т.е. ячейки от B6 до E7 . Выделив этот диапазон, я захожу на вкладку Home (Главная), нажимаю Conditional Formatting > Data Bars (Условное форматирование > Гистограммы) и выбираю, какой использовать цвет. Эти действия форматируют выбранный диапазон таким образом, что в каждой ячейке появляется гистограмма, которая показывает относительное количество клиентов в каждом квартале и для каждого места приема.

На следующем рисунке мы применяем формат Data Bars (Гистограмма) к первому диапазону данных:

Чтобы применить это же форматирование к аналогичным данным для остальных ветеринаров, нужно выделить ранее отформатированный диапазон, кликнуть иконку Formatting Options (Настройки форматирования), которая появляется в правом нижнем углу диапазона, и выбрать третий из предложенных вариантов (см. рисунок ниже).

Таким образом, правило будет применено к аналогичным данным всех остальных ветеринаров в сводной таблице, без необходимости применять это правило к каждому диапазону по отдельности. Эти же опции Вы сможете найти, если решите создать новое правило форматирования в диалоговом окне New Formatting Rule (Создание правила форматирования).

На этом рисунке показано, как применить одинаковое условное форматирование ко всем данным одного типа в нашей сводной таблице:

Теперь всегда, когда в процессе работы со сводной таблицей Вы будете скрывать или отображать данные, гистограммы в ячейках будут изменяться, чтобы отразить относительную величину значения в каждой видимой ячейке по сравнению со всеми остальными видимыми ячейками того же формата.

Гистограммы изменяются, когда меняются данные в сводной таблице, длина гистограммы зависит от данных во всех видимых ячейках:

Мы можем пойти еще дальше и сравнить итоговые значения, используя другое условие для форматирования. В данном случае я хочу сравнить итоги по каждому ветеринару с итогами остальных ветеринаров, поэтому выбираю ячейки от B5 до E5 – общее количество клиентов (по кварталам) ветеринара Browning . Создав в этом диапазоне гистограммы другого цвета, я могу сравнивать итоговые данные о клиентах, которых осматривал ветеринар Browning за эти четыре квартала.

Как и в прошлый раз появляется иконка Formatting Options (Параметры форматирования), при помощи которой мы сможем применить это же условное форматирование к итоговым данным по клиентам каждого ветеринара.

Здесь Вы видите гистограммы другого цвета в ячейках с итоговыми значениями, которые можно наглядно сравнить друг с другом:

Другие параметры

В некоторых случаях имеет смысл разделить условное форматирование, как было сделано в прошлом примере, применяя его только к ячейкам, содержащим данные одного уровня, чтобы разделить итоги и общие итоги (Grand Total). Но не всегда имеет смысл это делать.

Данные в следующей сводной таблице показывают среднее число клиентов, а не суммарное количество клиентов, поэтому Вы можете применить одинаковое условное форматирование ко всем ячейкам таблицы.

Для этого выделим диапазон B6:E6 , перейдем Conditional Formatting > Data Bars (Условное форматирование > Гистограммы) и выберем зелёный цвет для гистограмм. Далее в параметрах форматирования выберем второй вариант (см. рисунок ниже). Теперь условное форматирование охватывает, как итоговые, так и общие итоговые (Grand Total) значения, которые, как и все данные в сводной таблице, являются средними значениями. Поэтому не будет нарушением сравнить их одинаковым образом.

Здесь все ячейки содержат средние значения, поэтому допустимо применить одно правило условного форматирования:

Перемещаем данные

Вернёмся к нашей исходной сводной таблице и начнем перемещать данные. Делая это, Вы заметите, что форматирование сохраняется на нужных местах. Мы передвинули поле Office (Место приема) в область Report Filter (Фильтры) и перенесли поле Quarter (Квартал) в область Row Labels (Строки), и при этом все фиолетовые гистограммы остались на своих местах.

Даже если структура таблицы изменена и поля передвинуты, условное форматирование сохраняет свое положение:

Правила форматирования с ограничениями

Конечно, бывают ситуации, когда не нужно применять условное форматирование ко всем диапазонам, а вместо этого требуется сравнить данные в более узком интервале. В нашем примере, мы хотим увидеть, в каком квартале каждый из наших ветеринаров показал наилучшие результаты, не зависимо от места приема.

Мы создадим отдельное правило условного форматирования для квартальных итогов каждого ветеринара, то есть нам нужно выделить и применить форматирование к ячейкам D7:D10 (потом D12:D15, потом D17:D19 и так далее). Затем используем правило Conditional Formatting > Top 10 Items (Условное форматирование > Первые 10 элементов), устанавливаем условие для 1 ячейки , формат оставляем предложенный по умолчанию. Вы можете либо скопировать это правило в соседний диапазон, либо создать для каждого индивидуально.

Чтобы скопировать форматирование, выделите одну или несколько ячеек с нужным форматом и нажмите Copy (Копировать). Затем выделите диапазон, в который нужно скопировать форматирование, и на вкладке Home (Главная) выберите Paste Special > Formats (Специальная вставка > Форматы).

В некоторых случаях может потребоваться сравнить данные внутри небольшой области, а не применять правило условного форматирования на всю группу несмежных диапазонов:

Условное форматирование в Excel в сочетании с мощью сводных таблиц позволяет очень тонко настроить форматирование и точно определить, какие данные нужно сравнивать. Вы можете сравнить похожее с похожим, как по всей сводной таблице, так и в рамках одного поля, которое Вас интересует. Знание возможных вариантов и умение пользоваться ими поможет Вам нагляднее сравнить значения и получить желаемый результат.