Open Library - открытая библиотека учебной информации. Систематизация и структурирование информации

Чтобы пользоваться предварительным просмотром презентаций создайте себе аккаунт (учетную запись) Google и войдите в него: https://accounts.google.com

Подписи к слайдам:

Методы сбора и систематизации информации. Способы хранения информации. 10 класс.

Информация не существует сама по себе, она подразумевает наличие объекта (источника), отражающего информацию, и субъекта (приемника, потребителя), воспринимающего ее. Всякое событие, всякое явление служит источником информации.

Первоначально «информация» - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств и т.д.) Информация - сведения, воспринимаемые человеком или специальными устройствами как отражение фактического мира в процессе коммуникации.

Информационные процессы Процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и использованием информации, называются информационными процессами.

Исторически сложилось так, что исследованием непосредственно информации занимаются две комплексные отрасли науки - кибернетика и информатика Исследования смыслового содержания информации основываются на комплексе научных теорий под общим названием семиотика

По способу восприятия:

По способу восприятия: Визуальная - воспринимаемая органами зрения. Аудиальная - воспринимаемая органами слуха. Тактильная - воспринимаемая тактильными рецепторами. Обонятельная - воспринимаемая обонятельными рецепторами. Вкусовая - воспринимаемая вкусовыми рецепторами.

По форме представления:

По форме представления: Текстовая - передаваемая в виде символов, предназначенных обозначать лексемы языка. Числовая - в виде цифр и знаков, обозначающих математические действия. Графическая - в виде изображений, предметов, графиков. Звуковая - устная или в виде записи и передачи лексем языка аудиальным путём. Видеоинформация - передаваемая в виде видеозаписи.

Качество информации это степень развитости свойств информации, определяющая ее практическую пригодность для исследования. Качество информации зависит от следующих характеристик: достоверность; относимость; своевременность; полнота; важность.

Классификация информационных процессов Поиск Сбор Хранение Передача Обработка Использование Защита

Поиск информации Поиск информации - это извлечение информации. Понять, что искать, столкнувшись с той или иной жизненной ситуацией, осуществить процесс поиска – эти умения необходимы каждому человеку в наше время.

Методы поиска информации

Методы поиска информации непосредственное наблюдение; общение со специалистами по интересующему вас вопросу; чтение соответствующей литературы; просмотр видео, телепрограмм; прослушивание радиопередач, аудиокассет; работа в библиотеках и архивах; запрос к информационным системам, базам и банкам компьютерных данных; другие методы.

2. Сбор информации Сбор информации не является самоцелью. Чтобы полученная информация могла использоваться, причем многократно, необходимо ее хранить. Методы: записи (в том числе электронные документы), зарисовки, схемы, конспекты, списки литературы и другие.

3. Хранение информации Хранение информации (Что это?) – содержание в течение некоторого времени в неизменном (первоначальном) виде. Хранение информации (Где?) – во внутренней памяти человека (компьютера) или во внешней памяти.

3. Хранение информации Хранение информации - это способ распространения информации в пространстве и времени. Способ хранения информации зависит от ее носителя (книга - библиотека, картина - музей, фотография- альбом).

Хранение информации человеком

Хранение информации компьютером Сканер (буфер) Сервер ((память) Справочник телефона (память) Гибкие дискеты (носитель информации)

Информационные системы Информационная система - это хранилище информации, снабженное процедурами ввода, поиска и размещения и выдачи информации. Наличие таких процедур- главная особенность информационных систем, отличающих их от простых скоплений информационных материалов.

Информационные системы Например, личная библиотека, в которой может ориентироваться только ее владелец, информационной системой не является. В публичных же библиотеках порядок размещения книг всегда строго определенный. Благодаря ему поиск и выдача книг, а также размещение новых поступлений представляет собой стандартные, формализованные процедуры.

4. Передача информации Прием и передача информации осуществляется: между людьми; между человеком и техническим устройством (компьютером); между техническими устройствами (компьютерами, автоматами). Прием и передача информации осуществляется по каналам связи.

Пример схемы передачи информации Телефонный звонок? ? ?

5. Обработка информации Обработка информации - упорядочение собранных материалов путем их систематизации с целью сделать обозримыми, компактными, пригодными для анализа, т. е. приведения их к виду, когда фактические данные начинают "говорить". Систематизация информации - организация информации в виде, удобном для работы, хранения и последующего обращения к ней.

Интерпретация информации Интерпретация представляет собой заключительную стадию собственно информационного исследования. Задача интерпретации - установить смысл, значение собранной - информации фактов, цифр, документов. Без этого информация не может служить основой для принятия решений, практических действий. Любой отдельный факт - лишь фрагмент общей картины, а осмысленные решения, как правило, могут приниматься на основании картины в целом.

Примеры обработки информации Примеры Входная информация Выходная информация Правило Таблица умножения Множители Произведение Правила арифметики Определение времени полета рейса "Москва-Ялта" Время вылета из Москвы и время прилета в Ялту Время в пути Математическая формула Отгадывание слова в игре "Поле чудес" Количество букв в слове и тема Отгаданное слово Формально не определено Получение секретных сведений Шифровка от резидента Дешифрованный текст Свое в каждом конкретном случае Постановка диагноза болезни Жалобы пациента + результаты анализов Диагноз Знание + опыт врача

6. Использование Информация используется при принятии решений. Достоверность, полнота, объективность полученной информации обеспечат вам возможность принять правильное решение. Ваша способность ясно и доступно излагать информацию пригодится в общении с окружающими. Умение общаться, то есть обмениваться информацией, становится одним главных умений человека в современном мире.

6. Использование Информационная культура пользователя включает в себя: понимание закономерностей информационных процессов; знание основ компьютерной грамотности; технические навыки взаимодействия с компьютером; эффективное применение компьютера как инструмента; привычку своевременно обращаться к компьютеру при решении задач из любой области, основанную на владении компьютерными технологиями; применение полученной информации в практической деятельности.

7. Защита информации Защитой информации называется предотвращение: доступа к информации лицам, не имеющим соответствующего разрешения (несанкционированный, нелегальный доступ); непредумышленного или недозволенного использования, изменения или разрушения информации. Под защитой информации, в более широком смысле, понимают комплекс организационных, правовых и технических мер по предотвращению угроз информационной безопасности и устранению их последствий.

Информация - Информационная работа - Качество информации - Отбор информации. Накопление информации - Хранение информации - Обработка информации - Выдача информации - Обработка информации - Отбор и обработка материалов по теме исследования - Документирование -

Источники информации http://www.iis.nsk.su/solver/sheredek.html Гринюк Е.В. Информационный процесс. Обработка информации. http://www.univer.omsk.su/omsk/Edu/infpro/1/infor/inf2.html http://www.fio.by/vypusk/Potok_63/group_4/user_7/pages/inf3.htm

Систематизация информации предполагает о б р а б о т к у информации с целью приведения ее к определенному виду и и н т е р п р е т а ц и ю информации, позволяющую индивиду определенным образом отреагировать на полученную информацию. Обработка информации располагает ее в определенном порядке, придает ей некие завершенные формы, что наполняет информацию определенным смыслом и значением. Обработка информации создает образы, формы, которые человек может распознать и которые понимаются им определенным образом. При этом происходит процесс сведения комплекса информационных сигналов до упрощенных синтезированных образов и категории.

Выделяется три общих правила обработки информации, позволяющих свести ее до образов:

1) установление соотношения фигуры и фона;

2) завершение образов;

3) установление сходства и приблизительности.

При установлении с о о т н о ш е н и я ф и г у р ы и ф о н а в общей «картине» информации выделяется то, что является «фигурой», т. е. смыслом картины, ее образом. Соответственно то, что не является фигурой, превращается в фон. Часто фигура выделяется однозначно. Однако бывают ситуации, когда фон может быть воспринят как фигура, а фигура рассматриваться фоном. В этом случае обработанная информация может превратиться в совсем другой образ и обрести совсем другой смысл.

Завершение образов позволяет создать цельный образ по отдельным частям, даже если для этого нет достаточной информации. Часто этот процесс обработки информации может приводить к созданию неверных образов и неверной интерпретации поведения других, а также порождать неверную интерпретацию индивидом воздействий, поступающих в его адрес со стороны организационного окружения.

Установление сходства и приблизительности приводит к тому, что, во-первых, по отдельным элементам и характерным чертам удается выделить из общего объема информации отдельные образы и формы, имеющие некие обобщающие черты. Во-вторых, этот принцип обработки информации проявляется в том, что различные образы и соответственно явления группируются в некие обобщенные группы путем сглаживания либо же игнорирования индивидуальных особенностей каждого явления.

Систематизация информации человеком проводится двумя способами. Первый способ - это л о г и ч е с к а я обработка информации. Для данного способа характерно систематическое и последовательное на основе логических операций преобразование информации. Это так называемый научный способ обработки информации. Но человек не только логически обрабатывает информацию, доводя ее до состояния, позволяющего осуществлять действия в ответ на полученные воздействия из среды. Человек также обрабатывает информацию, используя ч у в с т в а, п р е д п о ч т е н и я, э м о ц и и, у б е ж д е н и я. В этом случае информация обрабатывается по принципам «люблю - не люблю», «нравится - не нравится», «хорошо - плохо», «лучше-хуже», «приемлемо - неприемлемо» и т.п.

Восприятие - очень сложный, многогранный и быстротекущий процесс. Неверно думать, что фазы отбора, обработки и оценки жестко разграничены и следуют одна за другой в четко определенной форме и по однозначной схеме. В действительности это практически одновременно и зачастую молниеносно разворачивающиеся процессы, составляющие вместе восприятие человеком окружения. При этом, хотя и отбор, и систематизация информации в целом осуществляются в соответствии с определенными принципами, для каждого человека характерна индивидуальность в протекании этих процессов, которая всегда делает восприятие индивидуальным и субъективным. Поэтому, чтобы эффективно взаимодействовать с человеком и управлять им, необходимо знать хотя бы в общем виде то, какими характерными чертами восприятия действительности он обладает.

В практическом смысле под информацией понимают совокупность сведений об окружающем мире, подлежащих хранению, передачи и преобразованию.

Информации присущи определенные свойства :

1. информация предоставляет новые сведения об окружающем мире;

2. информация не материальна, несмотря на то, что она проявляется в форме знаков и сигналов на материальных носителях;

3. знаки и сигналы могут предоставить информацию только для получателя, способного их воспринять и распознать;

4. информация неотрывна от физического носителя, но в то же время не связана ни с конкретным носителем, ни с конкретным языком;

5. информация дискретна – она состоит из отдельных данных, передающихся в виде отдельных сообщений;

6. в то же время информация непрерывна – она накапливается и развивается поступательно.

Сбор информации предполагает получение максимально выверенной исходной информации и является одним из ответственных этапов в работе с информацией. Технология сбора подразумевает использование определенных методов сбора информации и технических средств, выбираемых в зависимости от вида информации и применяемых методов ее сбора. Заключительным этапом сбора является ее преобразование в данные , т.е. в информацию, пригодную для обработки средствами вычислительной техники.

Когда сбор информации завершен, собранные данные сводятся в систему для создания, хранения и поддержания в актуальном состоянии информационного фонда, необходимого для выполнения различных задач в деятельности объекта управления.

Для сбора данных необходимо сначала определить технические средства, позволяющие осуществлять сбор быстро и качественно. В каждом отдельном случае технические средства выбираются в зависимости от типа собираемой информации и ее назначения.

Для сбора текстовой и графической информации применяются такие средства как клавиатура, манипуляторы, сканер, планшет, сенсорный экран, монитор.

Для сбора звуковой информации чаще всего используются диктофон и микрофон, сбор видеоинформации осуществляется с помощью видеокамер и фотоаппаратов.

Собранная информация, переведенная в электронную форму, представляет собой одну из основных ценностей любой современной организации, поэтому обеспечение надежного хранения и оперативного доступа к информации для дальнейшей ее обработки являются приоритетными задачами. Процедура хранения информации заключается в формировании и поддержке структуры данных в памяти ЭВМ.

Основные требования, предъявляемые к современным структурам хранения:

1. независимость от программ, использующих хранимые данные;

2. обеспечение полноты и минимальной избыточности данных;

3. возможность пополнения или изменения значений данных, записанных в базе;

4. возможность извлечения данных, а также сортировки и поиска по заданным критериям.

Наиболее часто в роли структур хранения данных выступают базы и банки данных.

База данных (БД) – специально организованная совокупность взаимосвязанных данных, отражающих состояние предметной области и предназначенной для совместного использования и решения задач многими пользователями.

Банк данных – универсальная база данных, обслуживающая любые запросы прикладных программ вместе с соответствующим программным обеспечением.

Немаловажным требованием к любой системе хранения данных является обеспечение резервного копирования, архивирования, структурированного хранения и восстановления данных в требуемые сроки.

Резервное копирование – это создание копий файлов для быстрого восстановления работоспособности системы при возникновении аварийной ситуации. Копии файлов охраняться на резервных носителях в течении определенного времени, а затем перезаписываются.

Архивное копирование – процесс копирования файлов для бессрочного или долговременного хранения на архивных носителях.

Для удешевления процесса хранения редко используемых данных применяют систему структурированного хранения , т.е. организации иерархической структуры устройств хранения информации.

С появлением компьютеров у специалистов, занятых в различных предметных областях, появилась возможность использовать информационные технологии.

В общем случае технологический процесс обработки информации включает процедуры, представленные на рисунке 1.2.

В любой предметной области в технологическом процессе обработки информации можно выделить три основных этапа:

1. сбор первичных различных документов из различных источников и подготовки их к автоматизированной обработке. На этом этапе производятся анализ представленных для обработки документов, систематизация имеющейся информации, составление и уточнение контрольных сведений.

Рисунок 1.2 Процедуры обработки информации

2. ввод, обработка информации по заданному алгоритму, а также вывод результатных документов.

3. контроль качества и полноты результатных документов и передача их заинтересованным лицам по различным каналам связи в электронном виде или на бумажных носителях.

Способы обработки информации:

Централизованный способ – предполагает сосредоточение данных в информационно – вычислительном центре, выполняющем все основные действия технологического процесса обработки информации. Достоинством такого способа обработки информации, является дешевизна обработки больших объемов информации за счет загрузки вычислительных средств.

Децентрализованный способ характеризует рассредоточением информационно – вычислительных ресурсов и распределением технологического процесса обработки информации по местам возникновения и потребления информации. Достоинством этого способа является повышение оперативности обработки информации и решения поставленных задач, применение надежных средств передачи информации.

Режимы обработки информации :

Вычислительные средства обработки информации могут работать в двух режимах: пакетном и диалоговом.

В случае, когда технология обработки информации на компьютере представляет собой заранее определенную последовательность операций, не требующую вмешательства человека, и диалог с пользователем отсутствует, информация обрабатывается в пакетном режиме .

На сегодняшний день более распространен диалоговый режим , когда необходимо непосредственное взаимодействие пользователя с компьютером и на каждое свое действие пользователь получает немедленные ответные действия компьютера.

Систематизация информации, хранящейся во всевозможных документах организации, представляет собой своего рода классификацию, т.е. распределение информации по определённым предметным группам. В специализированной литературе эти группы имеют конкретные названия, но в современном процессе систематизации информация не всегда распределяется именно по ним, а может группироваться в соответствии с требованиями организации, в соответствии со спецификой её деятельности. Систематизация информации является важным звеном в работе по составлению архивов и различных баз данных. Именно после проведения процесса систематизации возможно индексирование информации.

Виды систематизации информации:

• номинальная систематизация;
• предметная систематизация;
• хронологическая систематизация;
• экспертная систематизация.

После проведения процесса систематизации информации, составляется номенклатура дел – перечень наименований документов, своеобразный справочник. Затем все документы индексируются.

Важность систематизации информации

Систематизация информации является предварительным этапом для таких важных в делопроизводстве работ, как составление номенклатуры дел, индексирования документов, каталогизации. Без качественной и тщательно проведённой систематизации информации невозможно создание архива фирмы, ни бумажного, ни электронного, невозможно его полноценное функционирование. Качественная систематизация документов – это порядок и надёжность, удобство поиска, это завершённые в срок дела и отсутствие проблем в отношениях с проверяющими органами и инспекциями. Систематизация информации является залогом успешной работы каждой организации. Систематизация информации применяется как к материальным (бумажным) документам, так и к электронным. Составление классификации бумажных документов, последующее создание номенклатуры дел и индексирование – трудоёмкие процессы.

Навыки для систематизации информации

Систематизация процесс требующий специальных навыков, выполнение которых стоит предоставить профессионалам. В компьютерных программах – «Электронных архивах» - процесс систематизации информации происходит автоматически, по заданным параметрам, но также требует предельной внимательности и аккуратности.

Систематизация информации предполагает обработку информации с целью приведения ее к определенному виду и интерпретацию информации, позволяющую индивиду определенным образом отреагировать на полученную информацию. Обработка информации располагает ее в определенном порядке, придает ей некие завершенные формы, что наполняет информацию определенным смыслом и значением. Обработка информации создает образы, формы, которые человек может распознать и которые понимаются им определенным образом. При этом происходит процесс сведения комплекса информационных сигналов до упрощенных синтезированных образов и категорий.

Выделяется три общих правила обработки информации, позволяющих свести ее до образов:

1. установление соотношения фигуры и фона;
2. завершение образов;
3. установление сходства и приблизительности.

При установлении соотношения фигуры и фона в общей "картине" информации выделяется то, что является "фигурой", т. е. смыслом картины, ее образом. Соответственно то, что не является фигурой, превращается в фон. Часто фигура выделяется однозначно. Однако бывают ситуации, когда фон может быть воспринят как фигура, а фигура рассматриваться фоном. В этом случае обработанная информация может превратиться в совсем другой образ и обрести совсем другой смысл.

Завершение образов позволяет создать цельный образ по отдельным частям, даже если для этого нет достаточной информации. Часто этот процесс обработки информации может приводить к созданию неверных образов и неверной интерпретации поведения других, а также порождать неверную интерпретацию индивидом воздействий, поступающих в его адрес со стороны организационного окружения.

Установление сходства и приблизительности приводит к тому, что, во-первых, по отдельным элементам и характерным чертам удается выделить из общего объема информации отдельные образы и формы, имеющие некие обобщающие черты. Во-вторых, этот принцип обработки информации проявляется в том, что различные образы и соответственно явления группируются в некие обобщенные группы путем сглаживания либо же игнорирования индивидуальных особенностей каждого явления.

Систематизация информации человеком проводится двумя способами. Первый способ - это логическая обработка информации. Для данного способа характерно систематическое и последовательное на основе логических операций преобразование информации. Это так называемый научный способ обработки информации. Но человек не только логически обрабатывает информацию, доводя ее до состояния, позволяющего осуществлять действия в ответ на полученные воздействия из среды. Человек также обрабатывает информацию, используя чувства, предпочтения, эмоции, убеждения. В этом случае информация обрабатывается по принципам "люблю - не люблю", "нравится - не нравится", "хорошо - плохо", "лучше - хуже", "приемлемо - неприемлемо" и т.п.

Восприятие - очень сложный, многогранный и быстротекущий процесс. Неверно думать, что фазы отбора, обработки и оценки жестко разграничены и следуют одна за другой в четко определенной форме и по однозначной схеме. В действительности это практически одновременно и зачастую молниеносно разворачивающиеся процессы, составляющие вместе восприятие человеком окружения. При этом, хотя и отбор, и систематизация информации в целом осуществляются в соответствии с определенными принципами, для каждого человека характерна индивидуальность в протекании этих процессов, которая всегда делает восприятие индивидуальным и субъективным. Поэтому, чтобы эффективно взаимодействовать с человеком и управлять им, необходимо знать хотя бы в общем виде то, какими характерными чертами восприятия действительности он обладает.