Как отправить письмо на факс. Юридическая сила документов, передаваемых по факсу и электронной почте

Для отправки факса с компьютера, как правило, нужна специальная программа и модем или Интернет. Что же это за программы, и какие из них самые лучшие? Давайте выясним.

1. Windows

Самый простой способ, с которым возможна отправка факса с компьютера, - это воспользоваться компонентом Windows - «Факсы и сканеры» (вы найдёте его в меню «Пуск-Все программы» или в папке Windows на диске C). Поскольку от пользователя не требуется установки дополнительного ПО, этот метод очень популярен. Открыв диалоговое окно «Факсы и сканеры», вы на какое-то время сможете превратить ваш компьютер в факсимильный аппарат. Однако прежде необходимо удостовериться, что у вас есть подключение к модему или же к серверу факсов.

После этого отыщите на панели инструментов кнопку «Создать факс» (в случае, если вы делаете это впервые, запустится мастер настройки факса). При необходимости вам также будут доступны инструменты редактирования. Далее выбираете документ и нажимаете «Отправить». Если нужно отправить факс сразу нескольким получателям, в поле «Кому» укажите их номера, разделяя точкой с запятой. Для получения дополнительных сведений и отчёта об отправке щёлкните «Подробности». Если же в стандартном компоненте от вашей любимой ОС нет нужных функций или удобство использования оставляет желать лучшего, задумайтесь об установке специального ПО (примеры приводим ниже).

2. Microsoft Office

Этот вариант предполагает, что на вашем компьютере установлены приложения Microsoft Outlook и Microsoft Word (а, как нам известно, на большинстве ПК они есть). Иметь подключённый модем необязательно. При этом, во время отправки факсимильного сообщения Outlook непременно должен быть запущен. Даже если вы собираетесь пересылать факс из другого приложения Microsoft. К слову, это возможно не только непосредственно из Outlook, но также из Word, Excel и PowerPoint. В любом из этих приложений, нажав кнопку «Создать», вы сможете увидеть небольшое меню, в котором будет и такая строка как «Факсы».

Поскольку нас интересует отправка факса через Интернет, вам придётся открыть браузер и пройти регистрацию у поставщика этой услуги. После этого вы сможете вернуться в приложение и отправить факсимильное сообщение, выбрав «Отправить - Факс через Интернет», предварительно заполнив поля: «Факс», «Номер факса» и «Тема». Отметим, что такой вариант работает не на всех ПК, поэтому следует рассмотреть специальные программы.

3. VentaFax

Это целый пакет программ, с помощью которых отправка факса с компьютера станет быстрой и удобной. Меню Вентафакс - на русском языке. В нём вы найдёте впечатляющий список функций, среди которых даже те, что не на каждом факсе встретишь. К примеру, автоответчик, автоматический определитель номера, голосовой набор, спикерфон, массовая рассылка, скины для интерфейса. Однако, в данном случае есть одно условие - необходим модем (и подключенный к ПК телефонный кабель).

Отправить факсимильное сообщение можно не только из диалогового окна VentaFax, но также из приложений, с которыми прога интегрируется. Кроме того, в данном софте предусмотрена очень удобная опция - передаваемый документ отображается в реальном времени в виде движущейся на экране страницы. Загрузив бесплатную версию VentaFax, вы сможете пользоваться всеми её функциями в течение месяца.

4. PamFax

А вот эта разработка чудесным образом интегрируется со Skype. Если вы частенько звоните со Скайпа, то и факс отправляйте таким же образом! Кнопка от PamFax автоматически появится в меню Skype после инсталляции. Разработчики данного софта уверяют, что использование их услуги отправки факса проще простого.

Так, в PamFax внедрён мастер отправки сообщений, а статус отправки будет виден в чате Скайпа. Получатель может быть как в единственном числе, так и в множественном при массовой рассылке. Единственное, что может несколько омрачить впечатление от этой проги, - это то, что она будет работать только в премиум-пакете Skype, а оплата за отправку факса будет учитываться в Skype Credit.

5. Zoiper communicator

Интересует отправка факса с компьютера бесплатно? Устанавливайте Zoiper communicator. Разработчики называют это своё творение «софтфоном». Есть две версии: бесплатная и бизнес-версия. Отправка факса в бесплатной предусмотрена, так что она нам вполне подойдёт. Единственное, на что сразу обратим внимание, - интерфейс выполнен на английском языке, и если вы не уверены в своём уровне владения этим языком, пригласите на помощь кого-нибудь, у кого таких сомнений нет.

Времена, когда факс считался главным средством связи, давно прошли, ведь сегодня одним кликом можно отправить письмо по электронной почте или создать телеконференцию. Однако некоторые организации продолжают использовать факсимильные аппараты. Основная причина – документ, отправленный факсом, имеет большую юридическую силу. Тем более в удалённых местах зачастую нет выхода в интернет, что просто вынуждает проводить обмен информацией посредством такой связи.

Что же делать, если возникла необходимость отправить факс? Приобретать для этого специальное устройство, которое будет занимать много места и большую часть времени бессмысленно пылиться на рабочем столе? Конечно же, нет. Отправить факс можно через интернет, причём абсолютно бесплатно и без помощи модема.

Перечислим наиболее популярные сервисы, заменяющие факсимильный аппарат:

Каждый из web-факсов позволяет отправлять сообщение сразу нескольким адресатам, может присылать уведомление о получении факса на почту или посредством смс, присваивает вам уникальный факс-номер и т. п.

MyFax

Один из самых простых ресурсов. Для отправки сообщения необходимо ввести номер факса получателя, страну и адрес своей электронной почты. По желанию можно указать имя отправителя или название организации. После чего прикрепляем файл и жмём кнопку Send Fax. Заходим на почтовый ящик – должно прийти письмо со ссылкой о подтверждении отправки факса. Осталось только пройти по ней.

Интерфейс на английском языке, но он предельно понятен. В сутки можно отправить факс не более 2 страниц. Регистрация не требуется. На email приходят уведомления как о доставке, так и о возможной ошибки в отправке сообщения.

В отличие от большинства подобных ресурсов этот сервис имеет русифицированную версию. После регистрации открывается доступ к отправке 3 страниц бесплатно. Можно получить собственный факс-номер. Приложение поддерживает десяток известных платформ от Windows до Blackberry. С Pamfax можно доставить факсимильное сообщение в 236 стран мира.

Есть возможность интеграции с другими популярными программами и приложения. Например, после установки Pamfax в меню Skype автоматически появляется соответствующая клавиша для отправки факсимильного сообщения. Если вы будете использовать это приложение вместе со Skype, то получите много полезных функций. Одна из них – мастер отправки сообщений, который присылает уведомления прямо в специальный чат.

VentaFax

Ещё один удобный способ отправки факса с помощью компьютера и выхода в интернет. Несомненный плюс – это интерфейс, выполненный в виде факсимильного аппарата. Меню полностью на русском языке.

По количеству полезных функций это приложение выгодно отличается от остальных. Есть голосовой набор, АОН, массовая рассылка, запись разговора, выбор темы для рабочего стола и мн. др. Правда, для некоторых из них потребуется модем и телефонный капель к ПК.

Существует версия MiniOffice, которая позволяет в течение 30 дней использовать программу в тестовом режиме и бесплатно отправлять факсы. После чего потребуется заплатить регистрационный взнос либо удалить её.

Freefax

Этот сервис для отправки факса даже не потребует от вас регистрации. Базовый уровень английского языка или переводчик – всё, что нужно для эффективной работы с Freefax.

Заполняем четыре обязательных поля (Name Sender, Name Receiver, Email, Fax Number) и отправляем сообщение. Всё предельно просто и быстро.

В интернете можно встретить много сервисов, похожих на Freefax. Правда, значительная часть их них ограничены странами для бесплатной отправки факса. Как правило, это США и Канада.

Другие способы

Можно воспользоваться Microsoft Office, в который входит целый пакет программ, включая возможность отправки факса. Для этого открываем Microsoft Word, Excel или даже PowerPoint и выбираем в меню команду «Отправить», далее «Факс через Интернет». Если вы будете делать это в первый раз, то придётся перейти на специальную веб-страницу, где нужно будет зарегистрироваться, следуя вполне понятным инструкциям.

На фото показан пример отправки факса через Microsoft Word

После чего открываем приложение Microsoft Outlook и выбираем команду «Создать», а затем «Факс». Откроется окно, напоминающее создание письма в электронной почте, где документ уже преобразован в формат TIF. Прикрепить самостоятельно можно и любой другой файл. Заполняем все поля – «Тема», «Кому», «Номер Факса». После чего жмём «Отправить».

Не забывайте, что Outlook должен быть запущен сразу, иначе отправка факсимильного сообщения произойдёт только при следующем входе в программу.

Поможет отправить факсимильное сообщение и базовый компонент Windows – «Факсы и сканирование». Найти его можно с помощью кнопки Пуск, далее раздел «Все программы». Удобство заключается в том, что отсутствует необходимость в установке дополнительного ПО. Однако потребуется модем или регистрация на сервере факсов.

Подведём итоги

Отправить бесплатно факс с помощью компьютера и выхода в интернет можно разными способами. Помимо штатных программ сегодня достаточно специальных сервисов и приложений. Причём многие из них наделены большим количеством функций, что упрощает работу по доставке факсимильных сообщений. Однако нужно помнить, что вы будете ограничены сроком пользования программой, лимитом страниц и числом отправок. Для регулярного обмена факсом лучше всего приобрести факсимильный аппарат, а вот для разового использования такие сервисы по праву считаются незаменимыми помощниками.

Хотя сегодня большая часть документов отправляется посредством электронной почты, факс все еще пользуется популярностью. Часто у людей вопрос: как отправить факс, вызывает затруднение. Ничего сложного в отправлении бумаг посредством факса нет, данная процедура состоит из нескольких простых шагов, выполнить которые может любой.

Отправка факса

• В первую очередь, вы должны подготовить документ, который будете отправлять по факсу. Обычно нужную информацию распечатывают на листе А4, так как не все модели факсимильных аппаратов позволяют отправлять документы меньшего формата. В любом случае, листы формата А4 подходят. Если ваш аппарат поддерживает отправку документов различного размера, в нем должны быть регуляторы размера листа.
• Важно, чтобы ваш документ был качественно напечатанным, иначе у адресата могут возникнуть проблемы с разбором информации на нем. Если по каким-либо причинам текст или изображения на листе размазаны, лучше распечатать документ еще раз.
• После того, как вы подготовили к отправке документ, откройте лоток подачи документов в вашем факсе. Как правило он размещении на задней части аппарата. Документ нужно вставлять вниз лицевой стороной.
• Если вам нужно отправить несколько листов, процедура их заправки будет зависеть от типа вашего аппарата. Определенные факсимильные аппараты поддерживают массовую отправку документов, поэтому в лоток аппарата можно вставлять несколько листов, обычно не более десяти. Встречаются также модели факсов, которые не поддерживают отправку нескольких листов, поэтому документы нужно загружать поочередно. После вставки документа в аппарат вы должны услышать одинарный сигнал, после которого произойдет захват документа.
• Перед тем, как отправить через факс ваши документы, наберите на аппарате номер адресата и дождитесь, пока поднимут трубку. После этого нужно представиться и попросить собеседника принять факс. Обычно командой для отправления документа по факсу является «Стартуем», после чего и вы, и ваш адресат должны нажать кнопку «Старт» на аппарате. После этого будет запущена отправка факса, ни в коем случае не кладите трубку до ее завершения. Бывает такое, что у адресата стоит автоматический факс. В таком случае все гораздо проще: достаточно набрать номер, дождаться сигнала факса и нажать «Старт».
• После завершения отправки документа нажмите на клавишу «Связь» и спросите, дошел ли факс и не размазана ли информация. Если документ пришел в плохом качестве, вам нужно еще раз отправить его.

Где можно отправить факс

Некоторые фирмы сегодня требуют отправления определенных документов через факсимильных аппарат. Что же делать, если у вас нет ни факса, ни доступа к нему?

Отправить факс можно в почтовых отделениях. Там за определенную плату ваш документ отправят туда, куда нужно. Также вы можете обратиться за этой услугой в специализированные фирмы, которые занимаются отправкой факсов.

Конечно, есть и более простые варианты: попросить отправить факс из офиса или обратиться за помощью к знакомым. Наверняка у вас есть знакомые, у которых на работе есть факсимильный аппарат.

Если вам приходиться часто отправлять факс, вам стоит задуматься о покупке факсимильного аппарата. Тем не менее, не каждый человек хочет иметь дома еще один громоздкий аппарат, поэтому приходится задумываться о других путях решения проблемы.

Не все знают, что отправлять факс можно также с помощью компьютера. Конечно, для этого он должен быть подключен к Интернету, иначе ничего не получится. Также у вас должен быть сканер для того, чтобы сделать скан-копию документа, предназначенного для отправки.

Сегодня множество сайтов предлагают отправить факс через Интернет бесплатно. Иногда все же приходится оплачивать отправление документа, поэтому важно вначале ознакомиться с правилами работы сайта. На них обычно есть подробная инструкция, как отправить факс с компьютера, поскольку на разных сайтах эта процедура немного отличается.

Каким образом сегодня происходит отправка документов? Большую часть пересылают при помощи электронной почты - это факт, но в то же время факс до сих пор используется, более того, остаётся популярным средством для передачи тех или иных бумаг. Достаточно часто люди спрашивают: "Как отправить факс?" Многие действительно не знают, как это делается. На самом деле нет ничего трудного в том, чтобы этим способом отправлять бумаги. Чтобы процедура оказалась успешной, нужно выполнить несколько простых шагов - с этим справится любой человек.

Подготовка к отправке и требования к документам

Что делают перед тем как отправить факс? Сначала готовится документ, который будет отсылаться. Как правило, его распечатывают на А4, поскольку далеко не каждая модель факсимильного аппарата позволяет отсылать бумаги меньшего размера - так что выбирается оптимальный вариант. Если устройство может отсылать бумаги разных размеров, в нём обязательно имеются регуляторы размера листа.

Необходимо, чтобы документ, предназначенный на отправку, был напечатан очень качественно - в противном случае у получателя могут возникнуть сложности с расшифровкой информации, которая на нём содержится. Если в силу каких-либо причин изображение или текст вышли размазанными, лучше осуществить печать повторно.

Когда подготовка будет выполнена, открывают лоток подачи бумаг в факсе. Обычно он находится где-то с тыльной стороны устройства. Документ вставляется лицевой стороной вниз - это важно.

Как послать несколько листов

Если вы знаете, откуда можно отправить факс, всегда можно выслать сразу несколько листов - процедура отправки будет определяться тем, с каким типом аппарата приходится взаимодействовать. Определённые устройства рассчитаны на массовую отсылку документов, так что в лоток агрегата можно вставлять несколько листочков (как показывает практика, данное число не должно быть больше десятка).

Существуют такие модели факсов, где больше одного документа отправить нельзя - в такой ситуации все бумаги загружают в порядке очереди. Когда все листы будут загружены, следует дождаться одинарного сигнала. Далее устройство начинает захватывать документ.

Что следует сделать перед отправкой

Прежде чем отсылать документацию кому-то, нужно на аппарате набрать номер адресата, далее дождаться, когда возьмут трубку. После, согласно правилам этикета, следует представиться, попросить собеседника, чтобы он принял факс. Стандартная команда для передачи бумаг - «Стартуем», после этого на устройстве нажимают кнопку «Старт» (не только вы, но и человек на другом конце провода). Да, там тоже должны знать, как отправить факс, в противном случае ничего не получится. Трубку не кладут до тех пор, пока передача документов не закончится - это важно. Часто бывает так, что адресат имеет автоматический факс - в таком случае всё будет проще: нужно лишь набрать номер, дождаться специального сигнала и нажать стартовую кнопку. Когда процедура отправки закончится, нужно нажать кнопку «Связь»: интересуются, дошли ли документы, читаема ли информация. Если качество низкое, стоит повторить передачу ещё раз.

Где можно отправить факс

Определённые компании в наше время требуют, чтобы некоторые документы обязательно были переданы посредством Как быть, если такого устройства у вас нет? Можно ли, к примеру, отправить факс через Интернет?

Переслать документы всегда можно при помощи почтовых отделений. За вполне умеренную плату бумага будет выслана туда, куда это необходимо. Подобные услуги также предоставляются в специальных фирмах: отправка факсов для них - профильная деятельность.

Существуют и более лёгкие варианты: можно заглянуть в какой-нибудь офис и попросить, чтобы они переслали документы, обратиться к знакомым - наверняка есть такие, у кого в распоряжении имеется факсимильный аппарат. Но самый лучший совет: если вам часто приходится пересылать документы, лучше всего просто приобрести факс - и тогда точно не придётся сталкиваться с разными трудностями.

Переслать бумаги можно посредством Интернета и компьютера, но в комплекте должен быть сканер, чтобы делать копии с разных бумаг. Многие сайты в сети предлагают отправку факсов за символическую цену. Существуют специальные программы, которые гарантируют передачу документов на факсимильные устройства, в том числе и от популярных Интернет-сервисов типа Google. Как отправить факс таким способом, разберётся без труда каждый.

Телефон для приёма и отправки документов

Несколько слов стоит сказать о современных сотовых телефонах. На данный момент это не просто аппараты для переговоров, а полноценные устройства связи практически любыми способами. Как отправлять факс с телефона? Очень просто: достаточно позвонить своему сотовому оператору и попросить, чтобы подключили услугу по отправке и приёму факсимильных документов. Придётся, правда, подключить ещё один дополнительный номер - его и нужно будет использовать для пересылки бумаг. У каждого оператора свои расценки за предоставление такой услуги, так что насчёт этого следует обязательно проконсультироваться, чтобы избежать неприятных сюрпризов.

Обмен данными в нашей жизни происходит постоянно. Технологии не стоят на месте и важное место среди них занимает факсимильная связь. О том, что факс – это передача или обмен текстовой и графической информации по электронным каналам, известно сегодня всем. Но еще немногие знают, каким способом отправлять документы по факсу. Появились интернет-сервисы, в которых факсимильный аппарат заменяют специальные программы. Некоторые из них позволяют бесплатно отправлять дакументы по городу Киев, или осуществлять автоматическую рассылку. Рассмотрим «аппаратную» и «виртуальную» отправку факсов.

Итак, если в вашем офисе установлен телефакс, т.е. аппарат с телефоном, то действовать нужно по такой схеме. Подготовленный к пересылке документ, с четко пропечатанным текстом, без потеков от чернил и без скоб и скрепок, вставляется в лоток лицевой стороной вниз.

Большинство аппаратов, например, телефаксы Panasonic и Sharp, имеют автоподатчики на 10-15 листов для оперативного совершения массовых рассылок. Если такая опция не предусмотрена, то документы отправляются поочередно. После вставки документа прозвучит короткий тональный сигнал и произойдет захват листа. Затем в дело вступает телефон: вы звоните адресату, просите принять факс, и по условному паролю «Стартуем» нажимается кнопка «Старт».

После отправки документа необходимо связаться с получателем и уточнить, насколько успешно доставлен факс, нет ли смазанных строк. Если адресат не доволен качеством полученного факса, перешлите документ еще раз.

Принимать факс тоже не составляет труда, для приема нужно нажать кнопку "Старт", когда услышите тональный сигнал. А после того, как прием документов будет закончен, нужно нажать кнопку "Стоп".

Для отправки факса виртуальным способом вы ищете компанию-посредника и создаете на их сайте личный кабинет. Далее загружаете с компьютера документы Word, которые нужно переслать, задаете номер получателя, свои координаты и, по желанию, параметры связи (количество повторных звонков при занятом номере и т.д.). Больше ничего делать не нужно, факс отравится автоматически. Вам останется только дождаться сообщения на e-mail или мобильный телефон о доставке документа.

Осваивать премудрости онлайн сервисов или защитить свои документы от посредников и купить факс для себя – каждый решает сам. И оба эти способа нисколько не исключают друг друга, ведь онлайн пересылка может использоваться в качестве альтернативы. Например, когда закончилась бумага для факса или по каким-то причинам отсутствует телефонная связь. Главное, чтобы вам было удобно работать с документами, и адресаты получали их быстро и в отличном качестве.